Prowadzisz gabinet logopedyczny? Jeśli tak — wiesz, że oprócz terapii, diagnoz i pomocy pacjentom, jest jeszcze jeden obszar, który potrafi uratować spokój… albo doprowadzić do szaleństwa.
Organizacja i zasady współpracy.
Dlatego każdy gabinet — nawet ten jednoosobowy — powinien mieć swój dobrze napisany regulamin. Nie po to, żeby „straszyć” pacjentów i dorabiać dokumentów, ale żeby jasno ustalić, jak wygląda nasza współpraca, jakie są zasady zapisu, odwoływania wizyt czy płatności. To chroni Ciebie, Twoich pacjentów i daje ci spokój.
Co powinno się znaleźć w takim dobrym regulaminie gabinetu logopedycznego?
1️. Zasady zapisu na wizytę
Pacjent może umówić wizytę np. osobiście, telefonicznie lub online i tylko po potwierdzeniu terminu przez terapeutę. Może na stałe zapisać się na jakąś godzinę lub zapisywać za każdym razem na dogodny termin (jeśli konsultacje odbywają się np. co dłuższy czas)
Warto wspomnieć, że pierwsza konsultacja to często dłuższe spotkanie wymagające dodatkowego przygotowania — dlatego dobrze jest w takim wypadku pobrać opłatę z góry.
Dlaczego?
Bo nie znasz jeszcze tej osoby, nie masz pewności, czy faktycznie przyjdzie, a rezerwujesz na nią sporą część dnia i przygotowujesz materiały diagnostyczne.
2. Odwoływanie wizyt
To najczęściej drażliwy punkt regulaminu — dlatego warto go napisać konkretnie.
Wizytę można odwołać najpóźniej do konkretnej godziny np. 12:00 lub 15:00 dnia poprzedniego. Odwołanie „rano w dniu wizyty” nie jest skuteczne — bo nie zdążysz już zapisać nikogo na to miejsce.
Wizyta nieodwołana lub odwołana po tym terminie traktowana jest jako płatna wizyta.
To uczciwe wobec Ciebie i wobec innych pacjentów, którzy często czekają na wolne terminy.
3. Płatności
W regulaminie warto dodać też:
- formę płatności (gotówka, przelew, Blik, terminal),
- termin płatności (np. „bezpośrednio po wizycie” lub „z góry przy rezerwacji online”, “na koniec miesiąca”),
- informację o wystawianiu faktur/paragonów (do kiedy zgłaszać np. potrzebę faktury)
Dobrze też zapisać, że brak płatności za nieodwołaną wizytę uniemożliwia dalsze umawianie terminów – prosto i spokojnie.
4️. RODO
To oczywiście dodatkowy obowiązek. Nad którym nie będę się dzisiaj rozpisywać, ale trzeba o tym pamiętać.
5. Dodatkowo: system zapisu i potwierdzeń
Kiedy regulamin masz już gotowy, warto dodać techniczny element — jak ty będziesz zapisywać pacjentów. To może być: klasyczny kalendarz papierowy, Google Kalendarz (wygodny, dostępny z każdego miejsca) albo zewnętrzny system, np. Logoplan, który jest ciekawym systemem, bo np. automatycznie wysyła przypomnienia i pozwala pacjentom umawiać się online.
Dzięki temu ostatniemu rozwiązaniu mniej czasu tracisz na administrację, a więcej zostaje na terapię- myślę, że dobrze jej przyjrzeć się takim rozwiązaniom.
Podsumowanie
Dobry regulamin to nie sztywne zasady, tylko narzędzie utrzymania porządku. To dzięki niemu czujesz się bezpiecznie, bo wszystko jest jasne.
📋 Jeśli jeszcze nie masz dobrze dopracowanego regulaminu w swoim gabinecie — popraw go już dziś. Do tego zastanów się nad systemem, w jaki będziesz zapisywała wizyty- papierowy kalendarz, narzędzie online czy cały system jak np. Logoplan? Zrób to spokojnie, po swojemu, ale z konkretnymi godzinami, zasadami i płatnościami.
Twoja praca stanie się prostsza, a pacjenci będą Ci za to wdzięczni. 💚
Wstawiam inspirację, którą musisz zweryfikować, dostosować do swoich potrzeb i rozszerzyć o obowiązkowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych.
REGULAMIN GABINETU LOGOPEDYCZNEGO
obowiązuje od ……. r.
I. ZASADY OGÓLNE
- Na terapię logopedyczną można zapisać się: …… (napisz w jaki sposób)
- Za bezpieczeństwo dziecka przed i po zajęciach odpowiadają rodzice/opiekunowie. Osoby, które nie uczestniczą w terapii, mają obowiązek odebrać dziecko punktualnie po zakończeniu zajęć (u mnie dzieci są zawsze z rodzicami, ale wiem, że nie u każdego, więc ten punkt się przyda).
- Terapia logopedyczna trwa …. (np. 45 minut) i rozpoczyna się punktualnie o ustalonej godzinie.
- Spóźnienie terapeuty skutkuje wydłużeniem zajęć o czas spóźnienia lub – jeśli nie jest to możliwe – odrobieniem tej części podczas kolejnych zajęć.
- Spóźnienie pacjenta powoduje skrócenie zajęć bez obniżenia opłaty.
- Cena zajęć obejmuje materiały terapeutyczne i wskazówki do pracy w domu.
- Opłaty za zajęcia pobierane są według aktualnego cennika dołączonego do regulaminu.
- Płatności za zajęcia dokonuje się ……. (np. na koniec miesiąca – na ostatnich zajęciach w danym miesiącu lub po otrzymaniu faktury e-mailowo. Termin płatności: 7 dni od daty wystawienia faktury lub np. po każdej wizycie)
- Brak płatności w terminie skutkuje zawieszeniem zajęć do momentu uregulowania należności.
- W przypadku konieczności odwołania zajęć należy poinformować terapeutę najpóźniej do godziny …. dnia poprzedzającego wizytę.
- Odwołanie później niż o tej godzinie lub nieobecność bez informacji skutkuje obowiązkiem uiszczenia opłaty za wizytę (płatnej np. na koniec miesiąca/na kolejnych zajęciach).
- Kontakt z terapeutą możliwy jest podczas zajęć lub mailowo: …… (albo np. telefonicznie)
- Na zajęcia mogą przychodzić wyłącznie osoby zdrowe – bez objawów infekcji, przeziębienia, gorączki, COVID-19 i innych chorób zakaźnych.
- Logopeda nie ponosi odpowiedzialności za przypadkowe zarażenie w gabinecie, w tym COVID-19. (nad tym punktem się zastanawiałam, wszyscy go dodawali w czasie pandemii to i ja dodałam)
- Zapisanie się na terapię jest równoznaczne z akceptacją niniejszego regulaminu (ale i tak rodzic mi podpisuje)
II. KONSULTACJE LOGOPEDYCZNE (ja mam osobno rozpisane konsultacje)
- Po zapisaniu i potwierdzeniu terminu konsultacji pacjent ma obowiązek opłacić wizytę ….. (np. w ciągu 2 dni od otrzymania maila lub wiadomości potwierdzającej).
- Konsultację można odwołać najpóźniej do godziny …… dnia poprzedzającego wizytę, telefonicznie, SMS-em lub mailowo (lub np. tylko telefonicznie).
- Po skutecznym odwołaniu wizyty zostanie zaproponowany kolejny wolny termin.
- W przypadku odwołania po godzinie 16:00 dnia poprzedniego lub niepojawienia się na wizycie – opłata nie jest zwracana. (jeśli pobierasz ją wcześniej)
- Aby umówić kolejną wizytę po niestawieniu się na poprzedniej, pacjent zobowiązany jest ponownie ją opłacić.
- Odbycie konsultacji nie gwarantuje rezerwacji miejsca na regularne zajęcia. Terminy stałe ustalane są w miarę dostępności.
III. OBOWIĄZKI PACJENTA I RODZICÓW/OPIEKUNÓW
- Rodzice/opiekunowie zobowiązani są przekazać logopedzie wszystkie istotne informacje o stanie zdrowia dziecka (np. diagnozy, alergie, przyjmowane leki).
- Rodzice, którzy pozostawiają dziecko na czas zajęć, mają obowiązek punktualnego odbioru dziecka.
- Skuteczna terapia wymaga systematycznego uczęszczania na zajęcia i realizacji zaleceń domowych.
- Logopeda ma prawo zawiesić współpracę w przypadku częstych nieobecności lub braku realizacji zaleceń, gdyż uniemożliwia to osiąganie efektów terapeutycznych (można tutaj napisać szczegółowo co to oznacza).
- Nagrania audio, wideo i zdjęcia podczas terapii mogą być wykonywane wyłącznie za zgodą pacjenta lub rodziców/opiekunów (to można rozbudować, usunąć jeśli nie korzystasz)
IV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem stosuje się zasady ogólne współpracy terapeutycznej i przepisy prawa cywilnego.
- Regulamin obowiązuje od dnia ………… i dostępny jest w gabinecie (oraz np. na stronie internetowej).
Co myślisz o takim szablonie? Co byś dodała? Może o skarpetkach, butach albo o rezygnacji z terapii?
